北海道帯広市と米国ウィスコンシン州マディソン市との姉妹都市提携20周年を記念し、マディソン市を訪問する親善訪問団の行程管理、式典運営支援、および現地関係者との調整業務を担当いたしました。
●地域の絆を深める、20年の節目にあたって
11月中旬、姉妹都市提携20周年を迎えたマディソン市への親善訪問団派遣に伴い、現地コーディネート業務を担当しました。本事業は、両市の長年にわたる交流を記念する公式事業の一環として実施されたものです。
行政による海外公式訪問では、移動や滞在の手配に加え、現地自治体や関係機関との調整、式典や視察の進行など、複合的な要素が絡み合います。今回は記念式典やアート展示、州議会議事堂や教育機関への訪問など、多様なプログラムが組まれており、限られた滞在期間の中で円滑に実施するための調整が求められていました。
今回の業務にあたっては、言語面での対応に加え、現地の制度や慣習を踏まえた調整を行い、訪問団の皆様が交流そのものに集中できる環境づくりを心がけました。
●事前調整から現地対応まで、一貫したコーディネート
業務は渡航前の準備段階から始まります。式典会場や視察先との事前調整を行い、スケジュールの整理や変更事項の共有、移動計画の確認などを進めました。
現地到着後は、約1週間にわたる行程の中で、各種行事や訪問先に随行しました。20周年記念式典では、進行に関わる確認や通訳対応を担当し、登壇者の意図や場の空気を踏まえたコミュニケーションを心がけました。
また、併催されたアート展示については、展示内容や会場条件を踏まえ、関係者間の調整を行いました。作品の意図を尊重しつつ、現地側の要件とも折り合いをつける形で、実務的なすり合わせを重ねています。
滞在中は、州議会議事堂、市庁舎、教育機関など複数の施設を訪問しました。フォーマルな表敬訪問から交流の場まで、シーンに応じた通訳・進行補助を行い、訪問団と現地関係者の対話が円滑に進むよう支援しました。
結果として、大きな支障なく全行程を終え、訪問団は予定通り帰国されました。
●『第三者』の立場だからこそ果たせる役割
業務完了後、実行委員会の皆様からは、準備段階から当日の対応までを通じ、全体を円滑に進めることができたとの評価をいただきました。
また、記念事業の一環で行われたアート展示に関しては、参加アーティストの方からも、「当事者同士では調整が難しい場面で、立場に寄り添った交渉をしてもらえた」という声が寄せられました。
私たちは、依頼者の思いにしっかり寄り添いながら、関係する皆さんが納得できる着地点を一緒に探っていくことを大切にしています。
今回も、当事者同士では少し言いにくいようなことも、「専門家ではない第三者」という立場から協議を行い、コーディネーターとしての役割を果たすことができました。その点を評価していただけたことを、何よりうれしく感じています。
記念すべき20周年事業に関わる機会をいただいたことに感謝するとともに、両市の交流が今後さらに深まっていくことを願っています。
